A partire dal 5 marzo 2026, entra nel vivo una delle novità più rilevanti introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di tracciabilità dei pagamenti e certificazione dei corrispettivi. Gli esercenti e tutti i soggetti obbligati alla trasmissione telematica dei corrispettivi dovranno provvedere al collegamento logico tra i propri strumenti di pagamento elettronico (POS fisici, virtuali e app) e i Registratori Telematici (RT).
Questa misura mira a garantire la massima coerenza tra le transazioni elettroniche e i documenti commerciali emessi, fornendo all’amministrazione finanziaria una traccia quotidiana e tempestiva delle operazioni.
In cosa consiste il collegamento logico
È fondamentale chiarire che non si tratta di un collegamento fisico o di un adeguamento hardware degli apparecchi in uso: il collegamento è puramente logico e avviene tramite una procedura web. Ciò significa che:
- non è necessario sostituire o modificare i registratori telematici già censiti;
- l’operazione si effettua esclusivamente attraverso il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;
- l’abbinamento associa la matricola dell’RT ai dati identificativi degli strumenti di pagamento utilizzati nel punto vendita.
Il sistema permette una grande flessibilità: un singolo POS può essere collegato a più registratori telematici e, viceversa, più strumenti di pagamento possono essere associati a un unico RT. Per ogni collegamento, l’esercente dovrà specificare l’indirizzo dell’unità locale dove gli strumenti sono operativi. Per gli operatori ambulanti, la procedura prevede l’apposita selezione della casella “Dispositivo ambulante” in sostituzione dell’indirizzo fisico.
Il calendario delle scadenze per il 2026
La normativa prevede una fase di avvio specifica per i dispositivi già attivi e una disciplina a regime per le nuove attivazioni o variazioni:
- Fase di avvio (Dispositivi attivi a gennaio 2026): per tutti i POS in uso nel mese di gennaio 2026, la comunicazione deve essere effettuata entro 45 giorni a partire dal 5 marzo 2026. La scadenza ultima è quindi fissata al 19 aprile 2026.
- Operazioni a regime: per i dispositivi attivati o le variazioni avvenute dopo gennaio 2026, la registrazione deve essere eseguita tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello dell’evento. Ad esempio, se un nuovo POS viene attivato il 19 marzo, il collegamento dovrà essere registrato tra il 6 e il 31 maggio 2026.
L’aggiornamento dei dati è obbligatorio anche in caso di dismissione di un POS o di un RT, o qualora si decida di variare gli abbinamenti tra dispositivi già esistenti.
Dati necessari e modalità operative
Per completare la procedura, l’esercente (o un intermediario delegato) deve disporre di:
- matricola del registratore di cassa telematico;
- terminal ID per i POS fisici;
- codice fiscale e denominazione dell’operatore finanziario (Acquirer);
- numero del contratto di convenzionamento, qualora i dati non siano già presenti nel sistema.
Sul portale sarà disponibile una lista precompilata basata sulle informazioni trasmesse dagli operatori finanziari. È compito del contribuente verificare la correttezza di tali dati, confrontandoli con i propri contratti e report mensili, prima di validare l’associazione.
Gestione di casi particolari: bonifici, fatture e buoni spesa
La corretta gestione dei documenti commerciali richiede attenzione in base alla tipologia di incasso:
- Bonifici bancari: sono considerati pagamenti elettronici tracciati, ma non devono essere collegati logicamente come i POS. Tuttavia, nel documento commerciale emesso a fronte di un bonifico, va comunque indicata la modalità di pagamento elettronico.
- Fatture immediate: se una vendita è documentata da fattura elettronica immediata pagata con POS, non è obbligatorio emettere anche il documento commerciale. L’Agenzia delle Entrate effettuerà controlli mensili incrociando i pagamenti elettronici con le fatture emesse e i corrispettivi trasmessi, segnalando eventuali incongruenze solo se il totale transato supera il totale certificato.
- Buoni spesa (Voucher): la gestione cambia tra monouso (aliquota e beni già certi, si emette documento ordinario alla vendita del buono) e multiuso (l’imposta si applica all’utilizzo, indicando il pagamento con voucher e le aliquote dei beni acquistati).
- Malfunzionamento POS: se uno scontrino è già stato emesso indicando il pagamento elettronico ma il POS non funziona, lo scontrino non può essere rettificato. L’esercente dovrà conservare memoria del mancato pagamento elettronico annotando il malfunzionamento temporaneo.
Soggetti esonerati e uso misto
L’obbligo non riguarda chi emette esclusivamente fatture o chi è esonerato dalla certificazione dei corrispettivi (come tabacchi, commercio elettronico, trasporto pubblico). Tuttavia, se un contribuente svolge sia attività soggette che esonerate (es. distributore di carburante con bar) e utilizza un unico POS per entrambi gli incassi, è obbligato a collegarlo all’RT. Se invece dispone di POS dedicati esclusivamente alle attività esonerate, può evitare il collegamento dichiarandone l’uso esclusivo tramite la funzionalità “POS non collegati” sul portale.
Deleghe e sanzioni
L’esercente può delegare l’intera procedura di collegamento al proprio commercialista o ad altri intermediari abilitati. La delega è però interdetta se l’operatore utilizza la procedura semplificata “Documento commerciale web”.
Il mancato rispetto degli adempimenti comporta rischi significativi:
- Sanzione per omessa o incompleta trasmissione dei dati: pari a 100€ per ogni violazione (massimo 1.000€ per trimestre).
- Sanzione per mancato collegamento logico: da 1.000€ a 4.000€, con il rischio accessorio della sospensione della licenza o dell’attività.
Sintesi degli adempimenti
| Caratteristica | Descrizione |
| Tipo di collegamento | Logico (tramite portale web), non fisico o hardware. |
| Data avvio portale | 5 marzo 2026. |
| Scadenza prima comunicazione | 19 aprile 2026 (per POS attivi a gennaio 2026). |
| Frequenza a regime | Entro il secondo mese successivo all’attivazione o variazione. |
| Dati fondamentali | Matricola RT, Terminal ID POS, Dati Acquirer, Indirizzo unità locale. |
Si consiglia di procedere con una quadratura giornaliera tra gli incassi elettronici e i corrispettivi inviati, così da prevenire scostamenti che potrebbero generare lettere di compliance da parte delle autorità.
