A partire dal 1° gennaio 2025 cambiano le regole per la deducibilità dei rimborsi spese e delle spese di rappresentanza. La Legge di Bilancio 2025 (legge 207/2024) ha introdotto novità rilevanti che puntano a contrastare l’evasione e ad aumentare la trasparenza dei pagamenti. L’obiettivo del legislatore è chiaro: incentivare l’utilizzo di strumenti tracciabili e limitare il ricorso al contante.
Obbligo di pagamento tracciato per i rimborsi spese
Le nuove disposizioni si applicano ai rimborsi di spese sostenute da dipendenti, collaboratori e lavoratori autonomi. In particolare:
- Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi di spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, relativi a trasferte e missioni, non concorreranno a formare il reddito del dipendente solo se i pagamenti saranno eseguiti con mezzi tracciabili.
- Analogamente, per il datore di lavoro, il rimborso potrà essere dedotto fiscalmente solo se il dipendente ha sostenuto la spesa in modo tracciato.
I metodi di pagamento ammessi sono:
- Bonifici bancari o postali.
- Carte di credito e di debito.
- Altri strumenti previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997.
Anche le trasferte all’estero rientrano nell’obbligo di tracciabilità.
Per ottenere il rimborso in esenzione da imposte, il dipendente potrebbe dover fornire:
- Estratto conto.
- Ricevute di pagamento (es. POS o app di pagamento).
Le spese escluse dall’obbligo
Non tutte le spese saranno soggette a questo vincolo. In particolare:
- Trasporto pubblico di linea (es. treni, autobus, aerei) → valgono i biglietti nominativi.
- Rimborsi forfettari → già regolati dall’articolo 51, comma 5, del TUIR.
Limiti ai rimborsi forfettari:
- € 46,48 al giorno (Italia) e € 77,47 (Estero) → se non c’è rimborso di vitto/alloggio.
- Riduzione di 1/3 o 2/3 se vengono rimborsati vitto e/o alloggio.
- € 15,49 al giorno (Italia) e € 25,82 (Estero) → importo massimo esente per le spese non documentabili.
Nel caso di rimborso analitico, le spese documentate non formano reddito.
Spese di rappresentanza: deducibilità solo se tracciate
Anche le spese di rappresentanza subiscono un importante cambiamento. Dal 2025, la deducibilità sarà subordinata al pagamento con strumenti tracciabili.
Le spese devono rispettare i requisiti di inerenza previsti dal DM 19 novembre 2008, ossia:
- Avere finalità promozionali o di pubbliche relazioni.
- Essere gratuite (escluse da controprestazioni).
- Essere ragionevoli e coerenti con l’attività aziendale.
Limiti di deducibilità:
- 1,5% dei ricavi fino a 10 milioni €.
- 0,6% tra 10 e 50 milioni €.
- 0,4% oltre i 50 milioni €.
Restano deducibili senza limiti le spese per omaggi di valore unitario non superiore a 50 euro, a patto che siano anch’esse pagate con mezzi tracciabili.
Conclusione
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità per le spese e i rimborsi rappresenta un ulteriore passo verso la digitalizzazione e la trasparenza fiscale. Per aziende e lavoratori diventa quindi essenziale adeguare le proprie procedure di gestione delle trasferte e delle spese di rappresentanza, onde evitare il rischio di perdere la deducibilità e di subire una maggiore imposizione fiscale.
