Con l’entrata in vigore del Decreto Legge 84/2025, il quadro fiscale relativo alla deducibilità dei rimborsi spese ai professionisti è stato profondamente rivisto. Le novità, operative a partire dal 18 giugno 2025, riguardano sia i lavoratori autonomi sia i committenti, e introducono vincoli stringenti legati all’uso di mezzi di pagamento tracciabili.
Le nuove regole in sintesi
Per i professionisti, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto non di linea sostenute in Italia sono:
- Deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (es. bonifico, carta, ecc.).
- Non deducibili se pagate in contanti, anche se documentate.
Le spese di rappresentanza (inclusi acquisti di oggetti d’arte o beni destinati a essere ceduti gratuitamente) sono anch’esse deducibili solo se tracciabili.
Per il cliente (committente):
- I rimborsi di spese analitiche al professionista sono deducibili solo se tali spese sono state sostenute in modo tracciabile dal professionista.
- Non rileva, invece, come viene pagata la fattura (bonifico o contanti): ciò che conta è come sono state effettuate le spese sottostanti.
Rimborsi e imponibilità
Dal 2025, se un rimborso analitico è relativo a spese non tracciate, esso:
- È imponibile per il professionista;
- È non deducibile per il cliente.
Se il cliente non rimborsa le spese, queste possono essere dedotte dal professionista solo se tracciabili (c.d. eccezione dell'”inadempimento”).
Schema riepilogativo dei casi possibili
Per chiarire in modo pratico gli effetti fiscali legati alla tracciabilità delle spese e al pagamento delle fatture, si riporta di seguito una tabella riepilogativa che incrocia tutte le combinazioni possibili. La tabella evidenzia le conseguenze in termini di deducibilità e imponibilità, sia per il professionista sia per il cliente.
| Pagamento Spese da parte del Professionista | Pagamento Fattura da parte del Cliente | Tassazione per il Professionista (Rimborso) | Deducibilità per il Professionista | Deducibilità per il Cliente |
| Mezzi tracciabili | Fattura pagata con mezzi tracciabili | Non imponibile | Non deducibile (salvo inadempimento da parte del cliente che non paga) | Deducibile |
| Mezzi tracciabili | Fattura pagata in contanti | Non imponibile | Non deducibile (salvo inadempimento da parte del cliente che non paga) | Deducibile |
| Contanti | Fattura pagata con mezzi tracciabili | Imponibile | Non deducibile | Non deducibile |
| Contanti | Fattura pagata in contanti | Imponibile | Non deducibile | Non deducibile |
La dichiarazione che il cliente dovrebbe farsi rilasciare
Per poter dedurre il costo, il cliente deve dimostrare che il professionista ha effettivamente sostenuto le spese con mezzi tracciabili. Poiché non ha accesso diretto a scontrini o estratti conto del professionista, è fortemente consigliato farsi rilasciare una dichiarazione firmata dal professionista.
Modello di dichiarazione suggerita:
“Il sottoscritto [NOME E COGNOME], in qualità di professionista incaricato, dichiara che le spese oggetto di rimborso, come riportate nella fattura n. [XXX] del [DATA], sono state sostenute mediante strumenti di pagamento tracciabili ai sensi dell’art. 109, comma 5-ter, del TUIR.”
Una semplice dichiarazione come questa può tutelare il committente in caso di controlli fiscali.
Regime forfetario: come si applicano le nuove regole
Le novità introdotte dal Decreto Legge 84/2025 non si applicano ai contribuenti in regime forfetario, in quanto questi determinano il reddito con criteri forfetari, senza possibilità di deduzione analitica delle spese.
Tuttavia, è opportuno distinguere due aspetti:
- Se il professionista forfetario inserisce in fattura spese analitiche da rimborsare, queste rientrano nella base imponibile e sono assoggettate all’imposta sostitutiva, a prescindere dal fatto che siano state pagate in contanti o con mezzi tracciabili.
- Per il cliente (committente), invece, la deducibilità del rimborso dipende comunque da come il professionista ha pagato la spesa: se è stata sostenuta in contanti, il cliente non potrà dedurla, anche se ha ricevuto una regolare fattura dal forfetario.
Quindi, anche nel caso di professionisti in regime forfetario, il cliente ha interesse a verificare che le spese oggetto di rimborso siano state tracciate.
Conclusioni
Le nuove regole impongono un elevato grado di attenzione formale nella gestione dei rimborsi spese ai professionisti. In particolare, la tracciabilità del pagamento delle spese originali diventa l’elemento chiave per garantire la deducibilità fiscale, sia per il professionista (in caso di mancato rimborso), sia per il cliente (in caso di rimborso effettuato). Una buona prassi documentale diventa quindi essenziale per evitare la perdita di deduzioni o l’imponibilità indebita dei rimborsi.
